Privacy e condizioni del servizio.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite questo sito e dei dati dei propri clienti è Pastorini Filippo, che opera con il nome Koware.

Contatti per qualsiasi richiesta sulla privacy: info@koware.it.

I dati personali sono trattati nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa italiana applicabile.

Due ruoli diversi, a seconda dei dati

1. Koware come Titolare. Per i dati di chi visita il sito, chiede una demo o un preventivo e per i dati contrattuali e fiscali dei clienti, Koware decide come e perché trattarli.

2. Koware come Responsabile del trattamento. Per i dati che il cliente inserisce nel gestionale (ad esempio anagrafiche dei suoi clienti, appuntamenti, presenze dei dipendenti, documenti, magazzino), il Titolare è il cliente. Koware li tratta per suo conto, solo per erogare il servizio e solo secondo le sue istruzioni, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Se sei un cliente, i dati dei tuoi clienti e dipendenti sono sotto la tua responsabilità: sei tu a dover informarli e, se serve, a raccogliere il loro consenso. Su richiesta forniamo un accordo di nomina a Responsabile del trattamento da firmare insieme al contratto.

Proprietà di dati e software

Il software. Il gestionale, il codice sorgente, i moduli, le interfacce, la grafica e la documentazione sono e restano di proprietà esclusiva di Koware, anche quando sono personalizzati su richiesta del cliente. L'abbonamento dà al cliente una licenza d'uso non esclusiva, non cedibile e limitata alla durata del contratto. Non è consentito copiare, rivendere, decompilare, sublicenziare o dare accesso a terzi estranei alla propria attività.

I dati del cliente. Tutti i dati e i contenuti inseriti dal cliente nel gestionale (compresi i dati personali dei suoi clienti e dipendenti) restano di sua esclusiva proprietà. Koware non acquisisce alcun diritto su di essi, salvo quello di trattarli per erogare il servizio.

Cosa non facciamo. Non vendiamo né cediamo i dati del cliente, non li usiamo per marketing, profilazione o per addestrare sistemi di intelligenza artificiale, e non li trasferiamo a terzi se non ai fornitori tecnici indicati più sotto.

Dati aggregati. Possiamo usare dati tecnici anonimi e aggregati (ad esempio il numero di accessi) per monitorare e migliorare il servizio, senza che sia possibile risalire a persone o clienti.

Dati raccolti dal sito

• Richieste di demo, preventivo e contatto: nome, email, eventuale telefono, nome dell'attività e il testo che scrivi. Il modulo apre il tuo programma di posta e il messaggio arriva a noi come normale email.
• Dati di navigazione: indirizzo IP, browser e pagine visitate, registrati in modo tecnico dal server per sicurezza e funzionamento.
• Dati contrattuali dei clienti: ragione sociale, partita IVA, indirizzo, referenti, dati di fatturazione.

Non ti chiediamo dati sensibili tramite il sito. Ti invitiamo a non inserirne nei messaggi di richiesta.

Finalità e basi giuridiche

• Rispondere alle tue richieste (demo, preventivo, informazioni): misure precontrattuali richieste dall'interessato, art. 6.1.b GDPR.
• Eseguire il contratto e fornire il servizio in abbonamento: art. 6.1.b.
• Obblighi fiscali, contabili e di legge: art. 6.1.c.
• Sicurezza del sito e del servizio, tutela dei diritti in caso di controversia: legittimo interesse, art. 6.1.f.
• Altri usi (ad esempio inviarti novità commerciali): solo con il tuo consenso esplicito, sempre revocabile.

Il conferimento dei dati necessari a rispondere o a eseguire il contratto è obbligatorio: senza non possiamo fornire il servizio richiesto.

Conservazione dei dati

• Richieste di demo e contatti senza seguito: 2 anni dall'ultimo contatto, poi cancellati o anonimizzati.
• Dati contrattuali e contabili: per la durata del rapporto e per 10 anni dopo, come previsto dagli obblighi fiscali.
• Dati del cliente nel gestionale: per tutta la durata dell'abbonamento. Alla fine del contratto si applica quanto scritto nella sezione "Fine del contratto".
• Backup: conservati per un periodo limitato e poi sovrascritti automaticamente.

Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati, esclusivamente per fornire il servizio, da fornitori tecnici che agiscono come sub-responsabili: hosting e infrastruttura cloud, backup, posta elettronica. Sono vincolati da accordi di protezione dei dati e scelti, ove possibile, con server nello Spazio Economico Europeo.

Se un fornitore si trova fuori dallo SEE, il trasferimento avviene solo con le garanzie previste dal GDPR (ad esempio decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard). L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta a info@koware.it.

I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche solo se la legge lo impone.

Sicurezza e backup

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS), accessi con credenziali personali, accesso ai dati limitato a chi ne ha bisogno, backup automatici e periodici, aggiornamenti regolari.

In caso di violazione dei dati (data breach) che riguardi i dati del cliente, lo avvisiamo senza ingiustificato ritardo, così che possa adempiere ai propri obblighi di notifica. Il cliente resta responsabile di custodire con cura le proprie credenziali e di non condividerle.

Fine del contratto e restituzione dei dati

• Il cliente può chiedere in ogni momento una copia dei propri dati in un formato di uso comune (ad esempio CSV o Excel).
• Alla cessazione dell'abbonamento, per qualunque motivo, i dati restano disponibili per l'esportazione per 30 giorni.
• Trascorso tale termine li cancelliamo dai sistemi attivi. Le copie di backup vengono eliminate con la normale rotazione, entro i tempi indicati sopra.
• Possiamo conservare solo ciò che la legge ci obbliga a tenere (ad esempio i dati di fatturazione).
• L'esportazione dei dati non comporta alcun diritto sul software, che resta di Koware.

Responsabilità del cliente e limiti del servizio

• Il cliente è responsabile della liceità dei dati che inserisce, di informare i propri clienti e dipendenti sul trattamento e di avere le basi giuridiche necessarie.
• Il cliente usa il gestionale per scopi leciti e nel rispetto del contratto. Koware può sospendere l'accesso in caso di uso illecito o di gravi violazioni.
• Gli strumenti di gestione (ad esempio documenti, fatture, presenze, riepiloghi ore) sono un supporto organizzativo: il cliente verifica la correttezza dei dati prima di usarli a fini fiscali, contabili o di lavoro. Koware non fornisce consulenza fiscale, contabile o del lavoro.
• Facciamo il possibile per garantire continuità e sicurezza del servizio, ma non possiamo assicurare l'assenza totale di interruzioni o errori. Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità di Koware è limitata ai danni diretti e, salvo dolo o colpa grave, all'importo pagato dal cliente negli ultimi 12 mesi.

I tuoi diritti

Ai sensi degli articoli 15-22 GDPR puoi chiedere in ogni momento:

• l'accesso ai tuoi dati e informazioni sul loro trattamento;
• la rettifica, l'integrazione o la cancellazione;
• la limitazione del trattamento e l'opposizione per motivi legittimi;
• la portabilità dei dati in formato strutturato e leggibile;
• la revoca del consenso, quando il trattamento si basa su di esso;

Scrivi a info@koware.it: rispondiamo entro un mese. Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Se i tuoi dati sono nel gestionale di un nostro cliente (ad esempio sei cliente di un centro estetico o dipendente di un negozio che usa Koware), il Titolare è quell'attività: rivolgiti a lei. Se ci scrivi, inoltreremo la richiesta e la assisteremo nel rispondere.

Cookie

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L'area riservata del gestionale può usare cookie tecnici strettamente necessari (ad esempio per mantenere l'accesso), per i quali non serve consenso.

Modifiche a questa pagina

Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a novità di legge o del servizio. La versione in vigore è sempre quella pubblicata qui, con la data di ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: ottobre 2026.